在建設工程管理中，文控是其中很重要的一項工作，直接影響著(zhù)工程建設監理公司工程作業(yè)過(guò)程中的效率。建設部檢查從高到省到地方的行政主管部門(mén)檢查，都把資料文控件檢查列為重中之重。國家在《建設工程資料管理規程》、《建筑工程施工質(zhì)量驗收統一標準》等相關(guān)的規范書(shū)中已經(jīng)做了規范規程，都有嚴格詳細的規定。監理公司技術(shù)負責人負責牽頭，對資料進(jìn)行程序化管理，并將資料培訓納入日常工作中，可以迎接上級主管部門(mén)的各種檢查；讓工地有理、有據、有條不穩的程序化的項目管理；提高現場(chǎng)監理人員的資料管理水平。這樣有條不絮，有力度，高質(zhì)高量執行工作。
第一點(diǎn)： 資料目錄表
按照國家、地方對監理資料的要求，制作監理資料檢查明細表?？梢粤谐杀砀?，這個(gè)表格涵蓋工地所有的資料內容。將表格里面的內容細化，幾張紙，就可以涵蓋所有的工地檢查的內容要求，細化的表格里，可以將資料的一些全部覆蓋其中。公司工程部按照這個(gè)表格，可以定期到現場(chǎng)進(jìn)行針對性的檢查。這個(gè)表格，前提是下發(fā)到所有項目監理部，項目部對照資料根據工程的進(jìn)展情況進(jìn)行自檢，一條條對應進(jìn)行自查。缺少什么資料，就補什么資料。由總監負責資料的管理工作，一些大工地都配有資料員，小工地則由負責資料的監理員來(lái)完成。過(guò)去我所在的一些公司，都采用了這樣的管理模式，自己也做過(guò)幾個(gè)公司的技術(shù)負責人，也親自起草推行了一些這樣的檢查表格。
第二點(diǎn)：資料程序化
目前國家程序化管理已經(jīng)納入日常的建設管理當中，比如標準圖集，比如各種標準。作為監理公司，可以將監理的一些文件進(jìn)行系統的程序化。就像ISO貫標一樣的程序，但是，貫標人員因為并不熟悉監理的行業(yè)，弄出的東西，其實(shí)并不適合我們監理的項目部檢查。對于工程建設監理公司，可以針對自己公司的內部管理，將文件程序化的做出來(lái)。比如，監理規劃、監理細則、監理質(zhì)量各種評估報告等等，一些系列監理的文件，制作成范本，就像國家的范本合同一樣，統一的一些標準通用文字，并里面空置一些各個(gè)工地針對性的條款，則留出空白。就像目前流行的建筑工地的系列安全軟件一樣，根據工地的具體情況，將針對性地填入。
第三點(diǎn)：項目監理臺賬
項目監理部成立初期，作為公司的檢查，就要分清現場(chǎng)程序控制的管理資料和竣工備案時(shí)候的歸檔資料。工地會(huì )隨著(zhù)進(jìn)展情況，逐步加人，又逐步撤人，項目監理部辦公室也會(huì )隨著(zhù)工地的不斷撤離幾經(jīng)輾轉，很多資料到最后如果管理不善的話(huà)，就會(huì )遺失，很多是難以補救的，最后導致無(wú)法提供備案資料。因而，總監要高度重視這資料的管理。就要根據國家及地方檔案館的規定明細，提前在工地留置一套需要備案的資料，根據工地的具體情況，設置統一的臺賬。按照檔案館的要求，一項一項的落實(shí)。
第四點(diǎn)：內部資料管理
項目監理部，在總監的帶領(lǐng)下，對資料應該經(jīng)常自查，就是按照公司及國家、地方、規范等等有關(guān)文件，自查。分門(mén)別類(lèi)地建立統計臺賬。這個(gè)各個(gè)公司，有自己的要求。譬如浙江省，就有《建設工程監理工作標準》，譬如寧波地區，就有《寧波市建筑工程資理管理規程用表》A、B、C類(lèi)三類(lèi)表格，很具體，很詳細，按照該標準和指南，系統的整理歸類(lèi)，做好統計臺賬，就行了。那么，上級主管部門(mén)，大多是依據這樣的規定，進(jìn)行檢查，這樣，工地的資料管理，對現場(chǎng)，對上級的檢查，都不會(huì )查出致命的問(wèn)題，工地的管理依據這樣的資料，也不會(huì )出現大的紕漏。公司級別的檢查，只是起一個(gè)輔助的督促和強化的作用。
第五點(diǎn)：現場(chǎng)監理資料
工程從第一次工地例會(huì )開(kāi)始，到竣工驗收后的資料歸入檔案館，是一個(gè)龐大的系統工程。這樣的一個(gè)龐大的資料系統工程，是一點(diǎn)一點(diǎn)逐步完成的，有些是過(guò)程控制資料，有些是要納入檔案館的。我們監理人，應該自豪，我們無(wú)論是總監還是專(zhuān)監，亦或是監理員，所簽署的名字，在檔案館里，都是有年限的，長(cháng)期保管、中期保管、短期保管。就像萬(wàn)里長(cháng)城，有些磚都刻有名字，那是歷史的記錄。如今，檔案館里，有我們的名字，這名字雖說(shuō)不是名垂千古，可也是責任重大。有些地區，還有將標牌刻好在小區中。如今，任何一個(gè)工程項目，都是終身制，簽字后，檔案館里，很多資料，就會(huì )找到我們的名字，因此，資料管理這是個(gè)很?chē)烂C的事情，大意不得。
工程建設監理公司正常合理邏輯下從內到外，從大到細小節點(diǎn)的文件管控，所以很多公司要求做好5S的管控，利用整理、整頓、清潔、清掃、素養做到效率成本的提升。
